UFFICIO NAZIONALE PER I BENI CULTURALI ECCLESIASTICI E L'EDILIZIA DI CULTO
DELLA CONFERENZA EPISCOPALE ITALIANA

Progetto archivi ecclesiastici

Supporto e assistenza
20 dicembre 2016

Cos'è
Come aderire

Una volta approvato il progetto da parte dell’Ufficio Nazionale, l’archivio viene fornito del supporto tecnico e didattico e della documentazione necessaria per l’utilizzo del software CEI-AR.

L’iter prevede come primo passo la frequenza, da parte di almeno un operatore, del corso introduttivo all’uso corretto del software. L’Ufficio organizza un incontro formativo con cadenza annuale a Roma presso l’aula corsi CEI.  La formazione proposta è unicamente rivolta all’illustrazione delle funzionalità del software; gli archivisti impegnati nel progetto, infatti, devono necessariamente rispondere ad un profilo specializzato per formazione e/o esperienza lavorativa qualificata al momento della domanda di ingresso.

Come supporto al lavoro, agli operatori dell’archivio vengono forniti dei documenti di riferimento; una versione stampabile del  manuale e una serie di dispense relative ai vari aspetti della catalogazione le quali illustrano le procedure, le modalità d’uso del software, i criteri e le norme di compilazione formale di alcuni campi.
Gli archivisti hanno inoltre la possibilità di avvalersi della costante assistenza predisposta dall’Ufficio, sia per quanto riguarda questioni di carattere strettamente informatico sia per quanto riguarda questioni di carattere contenutistico e metodologico. Tale assistenza è erogata tramite e-mail (ceiar@chiesacattolica.it), numero verde (848-580167), teleassistenza Intranet, il forum dedicato e l’assistenza internet.

FAQ

Cosa è il Forum?
Il forum è il canale preferenziale utilizzato dall’Ufficio per la pubblicazione di materiale didattico, per comunicazioni e informazioni di carattere ed interesse generale e per eventi relativi al progetti per i Beni Culturali; l’utente potrà trovare nel forum uno spazio che gli permetterà di rivolgere domande agli specialisti che risponderanno inizialmente in privato e successivamente, se riterranno che il quesito posto possa interessare gli altri archivi coinvolti, potranno pubblicare la risposta nello spazio FAQ del Forum.

Cosa è la teleassistenza intranet?
La connessione alla intranet (una rete di servizi e contenuti che collega la CEI con le DIOCESI, gli ISTITUTI e le DIOCESI tra di loro, sfruttando i vantaggi di Internet e aggiungendovi le caratteristiche di riservatezza, affidabilità e ufficialità) consente di attivare un servizio di assistenza sul PC dell’utente.
La teleassistenza garantisce interventi più rapidi, efficaci e che seguono un iter con tempi certi, monitorabili dall’utente che può anche abilitare il tecnico ad operare direttamente sul suo computer, in modalità sicura (firma digitale) e solo dietro consenso espresso e riconoscimento dell’utente interessato.

E' possibile avere suggerimenti per la corretta impostazione della banca dati realizzata in CEI-Ar prima di avviare il lavoro?
Sì è possibile, ed è anzi vivamente consigliato, condividere l'impostazione della banca dati CEI-Ar con il servizio di assistenza CEI. Infatti sarebbe buona prassi permettere la visione della banca dati ai nostri esperti per evitare spiacevoli malintesi che pregiudichino la delicata fase di avvio del lavoro e si protraggano successivamente con l'avanzare dell'attività. Per effettuare l'operazione, dopo aver impostato in CEI-Ar  l’albero archivistico delle aggregazioni logiche e/o fisiche con l’inserimento dei primi dati, basterà contattare l’assistenza via e-mail (ceiar@chiecattolica.it) o con numero ad addebito ripartito (848.580167) per richiedere un appuntamento con i nostri esperti volto ad ottenere suggerimenti sul lavoro in corso di svolgimento.

Com’è possibile far fronte a particolari necessità di limitare la libera consultazione del materiale informatizzato?
Gli archivi aderenti al progetto CEI-Ar possono - qualora lo desiderassero - richiedere la pubblicazione del lavoro effettuato sul portale BeWeb - Beni ecclesiastici in web. . Nel caso in cui si volesse limitare la libera consultazione online dell'inventario prodotto, l'Ordinario diocesano e il responsabile dell'archivio, o nel caso di Ordini il Superiore e il responsabile dell’archivio, potranno segnalarlo in un modulo di liberatoria (modulo per archivi diocesani / modulo per archivi non diocesani) da inviare, debitamente firmato, in cartaceo e in originale, all'Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici e l’edilizia di culto della CEI (all'att.ne della dott.ssa Francesca D'Agnelli - via Aurelia, 468 - 00165 Roma), specificando eventuali fondi/serie archivistiche che non si vogliono rendere consultabili sul portale BeWeb - Beni ecclesiastici in web.

Come richiedere l'’abituale supporto per la verifica della rispondenza ai requisiti nazionali del progetto per la propria banca dati prodotta in Cei-Ar TS?
Con il sistema online CEI-Ar Terminal Server  la banca dati prodotta risiede sempre centralmente su server CEI , per cui non è necessario inviare alcun backup ma è sufficiente richiedere all’'Ufficio, almeno una volta l’'anno, un report sulla base dati, inviando semplicemente una e-mail all'’indirizzo di progetto a ceiar@chiesacattolica.it con oggetto "Richiesta report su campione base dati prodotta con CeiAr TS".
Alla mail deve essere allegato il Modulo di accompagnamento banche dati prodotte con Cei-Ar Terminal Server dove potranno essere chiarite le caratteristiche del campione della base dati che si intende far visionare (ad esempio se è stata integrata la descrizione di un nuovo fondo/serie, se sono state inserite nuove unità archivistiche, se è stata svolta l’'attività di revisione sulle schede entità, oppure altre particolarità da segnalare). Resta intesa la possibilità, ogni qualvolta se ne avvertisse l'’esigenza, di utilizzare i consueti canali di assistenza (numero 848.580167 / e-mail ceiar@chiesacattolica.it) per richiedere all’Ufficio indicazioni, suggerimenti o supporto durante lo svolgimento del proprio lavoro di riordino, descrizione e inventariazione.