UFFICIO NAZIONALE PER I BENI CULTURALI ECCLESIASTICI E L'EDILIZIA DI CULTO
DELLA CONFERENZA EPISCOPALE ITALIANA

Progetto archivi ecclesiastici

Come aderire
22 Settembre 2009


L'attenta lettura del Progetto diocesano è indispensabile per dare la corretta impostazione al progetto.

Per aderire al progetto CEI-Ar ed entrare a far parte della Rete di archivi ecclesiastici è necessario che l’istituto culturale (archivio/bibloteca/museo) di proprietà ecclesiastica – conservatore del patrimonio archivistico – sia innanzitutto censito nell’Anagrafe degli Istituti Ecclesiastici (AICE). Qualora ancora non lo fosse è possibile procedere all’iscrizione compilando l’apposito modulo online e confermando la richiesta.

Di seguito i passi successivi da compiere per aderire al progetto CEI-Ar:

1. Verificare che l’istituto conservatore sia iscritto all’Anagrafe degli istituti culturali ecclesiastici (AICE) per recuperare il “codice Anagrafe CEI” identificativo dell’istituto culturale (che servirà per compilare la domanda di adesione al punto 2). Nel caso in cui l’istituto culturale conservatore non sia ancora iscritto, è possibile richiederne l’iscrizione compilando questo modulo online.

2. Compilare la domanda di adesione al progetto CEI-Ar, in ogni sua parte, debitamente firmata dall’Ordinario diocesano

3. Elaborare uno schema del progetto di intervento archivistico: l'attenta lettura del Progetto diocesano è indispensabile per dare la corretta impostazione al progetto, per la redazione del quale è stato approntato il documento “Suggerimenti per la stesura del progetto di intervento archivistico

4. Inviare il curriculum vitae di ogni operatore coinvolto nel progetto, in modo da attestarne le competenze archivistiche.

Per l’adesione è sufficiente innanzitutto produrre la documentazione (punti 2, 3, 4), firmata dal responsabile dell'archivio, dall'incaricato diocesano per i beni culturali o dal Superiore, e sempre vistata dall'Ordinario diocesano (anche per archivi non diocesani). La documentazione (punti 2,3,4) così prodotta dovrà essere anticipata via e-mail a ceiar@chiesacattolica.it e parallelamente inviata anche in originale cartaceo a:

Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici e l’edilizia di culto

della Conferenza Episcopale Italiana

all'attenzione della dott.ssa Francesca D'Agnelli

Via Aurelia, 468

00165 Roma.

Abilitazione al sistema online di descrizione archivistica (CEI-Ar TS)

Una volta ricevuti dall’Ufficio BCE i documenti di adesione (punti 2,3,4) si procede a registrare l’avvenuta adesione dell’istituto culturale al progetto. Solo da quel momento in poi, l’incaricato diocesano per i beni culturali (della diocesi territoriale di riferimento dell’istituto) potrà fare richiesta di abilitazione al software CEI-Ar per gli operatori archivisti e per il direttore dell’istituto direttamente dalla sua Scrivania Virtuale BBCC (servizio Gestione staff>Aggiungi nuovo utente). Si suggerisce quindi – soltanto dopo che si otterrà conferma dell’avvenuta registrazione dell’adesione nei sistemi CEI - di scrivere all’incaricato diocesano indicando che per l’istituto conservatore Codice Anagrafe CEI – Denominazione ufficiale dell’istituto culturale (così come riportata nella scheda Anagrafe CEI) va richiesta l’abilitazione alla Scrivania Virtuale BBCC con profilo Operatore CEIAR (o con profilo Direttore CEIAR) per: Nome e Cognome, indirizzo e-mail, numero telefono della persona da abilitare, di cui è obbligatorio trasferire all’incaricato diocesano il curriculum vitae.

FAQ

Quali obblighi comporta l'adesione al progetto?

Gli istituti conservatori che partecipano al progetto CEI-Ar sono tenuti a richiedere - almeno una volta l’anno - una verifica (report) sulla banca dati in corso di realizzazione (gestibile e visibile soltanto all’istituto conservatore). Le banche dati realizzate rimangono di proprietà degli enti proprietari dei beni e l’Ufficio BCE offre agli istituti conservatori aderenti l’opportunità di poter dare maggiore visibilità alla propria documentazione attraverso la pubblicazione dell’inventario sul portale BeWeB.

La CEI percorre ogni soluzione possibile per la corretta consultazione dei dati, per il rispetto della privacy e per la sicurezza dei beni.

Quanto può durare il progetto?

Il responsabile diocesano, o il responsabile dell’archivio ecclesiastico, procederà a definire un programma complessivo di intervento con la specifica annuale della schedatura tenendo conto delle risorse economiche e umane a disposizione.

C’è una scadenza per presentare la documentazione di adesione?

Non ci sono scadenze: gli archivi diocesani, o di altri enti di proprietà ecclesiastica, possono presentare in qualsiasi momento dell’anno la domanda di adesione al progetto CEI-Ar. L’Ufficio BCE organizza di norma un unico corso annuale introduttivo all’uso del software indispensabile per il reale accesso al progetto. È consigliabile pertanto organizzare l’ingresso dell’archivio tenendo conto della data dell’incontro di formazione fissato dall’Ufficio BCE.

Come si pubblica l’inventario realizzato in CEI-Ar sul portale BeWeB?

CEI-Ar è un gestionale per la descrizione archivistica ed è quindi uno strumento di back-end a disposizione degli istituti culturali aderenti al progetto. Qualora l’istituto culturale - già aderente al progetto - intenda pubblicare l’inventario realizzato con CEI-Ar sul portale BeWeB (front-end dei progetti dedicati ai beni culturali coordinati dalla CEI) occorrerà prendere accordi con l’assistenza e inviare la liberatoria per la pubblicazione dei dati e l’elenco delle indicazioni per la consultabilità online.

Maggiori informazioni sono presenti nel Forum archivi a disposizione sulla Scrivania Virtuale degli operatori aderenti al progetto (sezione Metodologia di lavoro > Pubblicazione su BeWeB). Partecipando al portale BeWeB gli istituti conservatori sul territorio conservano sempre la proprietà e la piena disponibilità dei propri dati.

Il modulo di liberatoria (diverso a seconda della tipologia della struttura) dovrà essere inviato quando si intenderà pubblicare online sul portale BeWeB il risultato del lavoro archivistico realizzato con CEI-Ar. Il modulo, debitamente firmato, va anticipato via email a ceiar@chiesacattolica.it e parallelamente va inviato in originale cartaceo all’indirizzo sopra riportato.

- Liberatoria per gli archivi diocesani

- Liberatoria per gli archivi non diocesani